Engagement de Mitacs concernant la protection des renseignements personnels des participants aux programmes

Mitacs a l’obligation juridique et éthique de protéger et de gérer de manière appropriée les renseignements personnels recueillis auprès des participants aux programmes et d’autres particuliers. Le présent engagement concernant la protection des renseignements personnels vous permet de connaître les engagements que Mitacs a pris pour s’assurer que vos renseignements personnels sont traités de manière appropriée, et précise vos droits à l’égard de vos propres renseignements personnels.

1. Qu’est-ce qui constitue des renseignements personnels?

Les renseignements personnels comprennent les renseignements qui permettent d’identifier un particulier. Les renseignements personnels peuvent comprendre l’adresse du domicile, les coordonnées, les antécédents professionnels, la formation obtenue, le curriculum vitæ, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro de passeport, la date de naissance, les renseignements financiers (y compris les récompenses reçues), les renseignements démographiques, les renseignements médicaux, les photos ou les vidéos présentant le particulier et les documents d’évaluation d’un particulier, et d’autres détails.

2. Comment Mitacs gère-t-elle les renseignements personnels?

Mitacs a établi une Politique de protection des renseignements personnels, qui comporte une série de principes et de lignes directrices auxquels les employés sont tenus de se conformer dans le cadre de la gestion des renseignements personnels. Ces principes sont énoncés ci-dessous :

Responsabilité

À Mitacs, nous assumons la responsabilité des renseignements personnels qui sont en notre possession. Notre chef des finances est désigné à titre de chef de la protection des renseignements personnels et est ultimement responsable, bien que tous les employés partagent cette responsabilité.

Nous avons établi une série de procédures aux fins suivantes :

  • Protéger les renseignements personnels et surveiller notre conformité à notre politique de protection des renseignements personnels;
  • Recevoir les demandes d’information ou les plaintes et y répondre;
  • Former nos employés et leur communiquer nos politiques de protection des renseignements personnels et nos pratiques;
  • Concevoir de l’information publique pour expliquer nos politiques et pratiques.

 

Fins de la collecte de renseignements

Mitacs ne recueille auprès de vous que les renseignements personnels dont nous avons besoin à des fins commerciales. Tous les employés sont tenus de s’assurer que les renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos programmes sont recueillis avec votre consentement et que vous avez donné votre consentement pour toutes les fins auxquelles les renseignements seront utilisés.

Il y a plusieurs raisons qui nous amènent à recueillir vos renseignements personnels. Celles-ci peuvent comprendre (sans toutefois s’y limiter) :

  • Communiquer des renseignements à propos de nos programmes et de nos services et établir ou entretenir une relation avec vous;
  • Nous conformer à des exigences légales, réglementaires ou contractuelles, comme fournir des renseignements à propos de la participation aux programmes et des résultats de ceux-ci à nos partenaires bailleurs de fonds;
  • Évaluer l’admissibilité d’un demandeur à un programme ou une récompense de Mitacs;
  • Administrer les événements de Mitacs (par exemple, traiter les paiements et prendre des dispositions concernant l’hébergement);
  • Évaluer et améliorer nos programmes et services.

Au moment de recueillir des renseignements personnels, nous devons établir à laquelle de ces fins (ou toute autre fin) nous recueillons les renseignements.

Consentement

Nous devons obtenir votre consentement lorsque nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels. (Dans de très rares cas, comme en cas d’urgence ou lorsque les lois l’exigent, par exemple, afin de se conformer à une assignation, à un mandat ou une autre ordonnance de la cour, Mitacs est autorisée à divulguer des renseignements personnels sans consentement.)

Qu’est-ce que le consentement? L’expression consentement désigne le fait que vous acceptiez de communiquer vos renseignements personnels à Mitacs aux fins que nous indiquons au moment où nous vous demandons votre consentement. Il y a deux types de consentement : explicite ou implicite.

  • L’expression consentement explicite signifie que l’on vous a clairement déclaré l’utilisation projetée des renseignements, utilisation que vous pouvez accepter ou non. Par exemple, les propositions de financement de Mitacs comportent une déclaration dans l’entente signée par chaque demandeur aux termes de laquelle le demandeur consent à ce que les renseignements de la proposition soient fournis à nos bailleurs de fonds gouvernementaux.
  • L’expression consentement implicite signifie que l’on peut raisonnablement présumer votre consentement d’après vos actions ou votre inaction. Par exemple, lorsque des demandeurs présentent une proposition de financement, nous pouvons raisonnablement présumer que nous pouvons utiliser les renseignements contenus dans la proposition pour statuer sur la demande.

Dans la plupart des cas, nous demandons votre consentement pour utiliser et divulguer vos renseignements personnels au moment même où nous les recueillons. Il se peut que nous vous demandions de signer et de remettre un formulaire, ou de cocher une case dans un site Web. Si, par la suite, nous souhaitons utiliser les renseignements à d’autres fins que celles auxquelles ils ont initialement été recueillis, nous devons obtenir un nouveau consentement de votre part.

Vous êtes libre de retirer tout moment le consentement que vous nous avez donné pour recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels (sous réserve des restrictions prévues dans les lois et règlements et d’un avis raisonnable.) Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous à privacy(at)mitacs.ca.

Divulgation et conservation des renseignements

Au sein de Mitacs, vos renseignements personnels sont uniquement mis à la disposition des employés qui ont besoin de les connaître ou dont les tâches nécessitent l’accès à de tels renseignements. Nous ne conservons vos renseignements personnels que tant que nous avons besoin de le faire, après quoi nous les supprimons d’une manière sûre et confidentielle conformément à nos mesures de sécurité.

Les tierces parties à qui nous pourrions divulguer des renseignements personnels comprennent :

  • Les bailleurs de fonds gouvernementaux de Mitacs, aux fins de la production de rapports
    • Nous devons avoir obtenu votre consentement explicite pour pouvoir divulguer vos renseignements
  • Les sociétés ou les particuliers qui sont des tierces parties et dont les services sont retenus par Mitacs pour remplir certaines fonctions pour son compte
    • Nous n’avons pas besoin d’obtenir votre consentement explicite dans ce cas-ci, MAIS nous devons nous assurer que la tierce partie a convenu de préserver la confidentialité des renseignements et de ne les utiliser qu’aux fins particulières auxquelles nous les avons communiqués
  • Un particulier cherchant à obtenir les renseignements en tant que votre mandataire
    • Même si le consentement explicite n’est pas requis, nous devons nous assurer que la personne qui demande les renseignements est véritablement votre mandataire.
  • D’autres tierces parties, si votre consentement a été obtenu ou si la divulgation est requise ou permise par la loi.

Exactitude

Nous prenons des mesures afin de nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts et à jour. Si vous avez des questions à propos de l’exactitude de vos renseignements ou souhaitez mettre à jour vos renseignements, vous pouvez le faire. (Voir la section intitulée Accès individuel ci-dessous.)

Mesures de sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels que nous recueillons. Nous avons mis en place des procédures visant à protéger les renseignements personnels contre la perte et le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées. Nous protégeons également les renseignements personnels communiqués à des tierces parties, par exemple en stipulant dans nos ententes contractuelles que les renseignements sont confidentiels et qu’ils ne peuvent être utilisés qu’à des fins particulières.

Transparence

Nous sommes transparents à propos de nos politiques et de nos pratiques concernant les renseignements personnels. Nous faisons en sorte que nos politiques et procédures de protection des renseignements personnels soient claires, complètes et faciles à comprendre. Nous fournirons un exemplaire de la Politique de protection des renseignements personnels à toute personne qui la demandera. Le présent engagement concernant la protection des renseignements personnels est publié sur notre site Web.

Accès individuel

Nous vous communiquerons de l’information à propos de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. Il est possible de consulter les renseignements personnels en communiquant à privacy(at)mitacs.ca. Nous répondrons aux demandes dans un délai de 30 jours ou dans le délai requis par les lois applicables. Nous sommes tenus de nous assurer que les demandes proviennent de parties admissibles (c’est-à-dire de vous, à propos de vos propres renseignements); une preuve d’identité est donc requise.

Dans certains cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous donner accès à tous les renseignements que nous avons à votre sujet. Si le fait de donner accès à des renseignements personnels avait pour effet de révéler les renseignements personnels d’une tierce partie, par exemple des renseignements commerciaux confidentiels, ou des renseignements susceptibles de faire en sorte que la vie ou la sécurité d’une autre personne soit menacée, nous ne serions pas en mesure d’approuver la demande. Si les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, s’ils ont été produits dans le cadre du processus officiel de règlement d’un différend ou s’ils ont été recueillis dans le cadre d’une enquête concernant la violation d’une entente ou d’une loi, Mitacs ne serait pas davantage en mesure d’approuver la demande d’accès aux renseignements.

Dans de tels cas, nous indiquerons les motifs du refus.

Demandes d’information et plaintes

Nous avons établi des procédures vous permettant de contester la manière dont nous gérons les renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de notre politique ou de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez modifier les communications que nous envoyons, veuillez communiquer avec notre bureau de protection des renseignements personnels :

Chef de la protection des renseignements personnels
Mitacs
Bureau 301, Technology Enterprise Facility
Université de la Colombie britannique
6190, Agronomy Road
Vancouver (Colombie-Britannique) V6T 1Z3
Courriel :    privacy(at)mitacs.ca
Téléphone :    604 822-9189